Analisi dell'impatto aziendale- Guida
L' implementazione di strategie aziendali per migliorare l'efficienza e la redditivita contribuisce a garantire il successo di un'azienda. Tuttavia, c'e sempre la possibilita che qualcosa possa andare storto. Un fornitore puo uscire dal mercato, un disastro naturale puo influenzare la produzione di materiali essenziali, o una recessione imprevista potrebbe serbare l'economia.
Indipendentemente dalle potenziali interruzioni, le imprese devono essere preparate. E importante creare un'analisi di impatto aziendale sensibile al tempo (BIA) che dia priorita alle risorse e ai processi critici necessari per fornire prodotti e servizi ai clienti nel caso in cui si verifichi un'interruzione. Ecco una guida completa per la creazione e l'implementazione di un BIA.
Che cos'e un BIA?
Un processo di analisi dell'impatto prevede gli effetti di un'interruzione. Le informazioni vengono raccolte per fornire un piano di ripristino di emergenza e ridurre al minimo l'impatto operativo sull'azienda.
Per interruzione si intende qualsiasi elemento che interrompe negativamente le operazioni quotidiane dell'azienda, ad esempio una consegna ritardata da parte di un fornitore.
Un' analisi dell'impatto aziendale viene utilizzata per prepararsi a diverse interruzioni interne ed esterne che possono influire potenzialmente sui livelli di redditivita, produttivita e efficienza.
Qual e lo scopo di un BIA?
I motivi piu importanti per condurre un BIA includono-
1. Identificazione delle attivita e delle risorse essenziali
Un'analisi dell'impatto identifichera i processi aziendali necessari per garantire un piano di continuita. Esso fornisce un quadro completo di come tutti i vari reparti collaborano per fornire questi servizi essenziali.
Nel condurre questa analisi completa, l'azienda puo scoprire risorse inosservate che possono essere utilizzate per mitigare le interruzioni o i rischi.
2. Identificazione degli obblighi critici e degli standard di conformita legale
Un BIA contribuisce a garantire che tutti gli obblighi normativi e contrattuali siano applicati in caso di interruzione.
Ad esempio, la pandemia della COVID ha costretto le aziende ad adeguare le proprie politiche per rimanere conformi alle norme sanitarie statali e federali. Solo i lavoratori essenziali sono stati autorizzati a lavorare, e le distanze sociali, insieme alle coperture obbligatorie del viso sono state applicate.
3. Chiarificazione delle strategie e dei criteri di spesa
Il report di analisi dell'impatto aziendale mette in correlazione le interruzioni con i tempi di inattivita o un periodo in cui le attivita aziendali, le apparecchiature o altri processi del flusso di lavoro non possono funzionare. I
tempi di inattivita influiscono sulla redditivita, poiche le aziende devono aumentare i prezzi per compensare le perdite causate dall'interruzione. L'utilizzo di un BIA contribuira a regolare le strategie di spesa e a mitigare eventuali perdite finanziarie potenziali.
4. Applicazione delle strategie di raccolta
dei dati La raccolta dei dati viene utilizzata come parte di un BIA per identificare le attivita aziendali essenziali e le risorse necessarie per fornire funzioni aziendali critiche.
Include il processo di raccolta di informazioni di contatto, statistiche sulle entrate o qualsiasi altra cosa necessaria per mantenere le operazioni in caso di interruzione.
Conseguenze del mancato svolgimento di un BIA
I possibili risultati della mancata esecuzione di un BIA includono-
Piani di recupero basati sull'istinto e un approccio non organizzato
Ci sara una mancanza di attenzione e obiettivita nell'assegnazione delle giuste priorita di recupero. Senza le priorita dei dipartimenti, vi sara un approccio non coeso tra tutte le parti coinvolte. Cio puo portare a confusione su quali priorita dovrebbero prevalere l'una sull'altra.
Disallineamento tra la direzione e i dipendenti
Senza un processo BIA, ci sara un divario tra le aspettative di gestione e le prestazioni del programma di recupero. L'applicazione di nuovi piani senza l'approvazione da parte della direzione puo comportare spese eccessive o sottopreparazione. Cio indebolisce la business continuity e la capacita di pianificare e prepararsi a potenziali minacce.
Nessuna giustificazione per prepararsi a un'interruzione
Se non c'e coordinamento con il team di leadership puo essere difficile eseguire un'iniziativa di continuita coesa. Un BIA risponde alle esigenze di gestione dando priorita ai requisiti di continuita, alle soluzioni necessarie e alla quantita di denaro e risorse da investire. Senza un' analisi dell'impatto sul business, e quasi impossibile affrontare queste priorita.
BIA vs Risk Analysis
Un'analisi dell'impatto aziendale e l'analisi del rischio sono talvolta utilizzate in modo intercambiabile, ma hanno significati diversi.
Un BIA si concentra sull'identificazione dei requisiti, sulla determinazione della gestione della continuitae sulla stima dell'impatto negativo dei tempi di inattivita. Un'analisi dei rischi prevede la probabilita che si verifichi un rischio e assegna la priorita a un elenco di soluzioni.
Le strategie di gestione del rischio vengono utilizzate per esaminare tutte le potenziali minacce che colpiscono un'azienda. Un BIA adotta un approccio piu interno analizzando le risorse e le attivita aziendali necessarie per fornire i prodotti e i servizi piu importanti.
Come creare un BIA
Ecco le best practice per condurre un'analisi di impatto aziendale-
1. Assicurarsi che le risorse e le attivita aziendali corrette siano in atto
Il primo passo consiste nel rispondere a queste domande-
- perche l'azienda sta facendo un'analisi di impatto?
- Qual e l'attivita che cerca di salvaguardare?
- Quante risorse sono necessarie per mitigare un'interruzione?
- Quali parti interessate dovrebbero essere incluse nella creazione del BIA?
2. Pianificare interviste BIA
Pianificare un colloquio con ogni stakeholder coinvolto per fornire informazioni sullo scopo del BIA. Le informazioni raccolte dovrebbero produrre una comprensione di-
- Le risorse e le priorita chiave dell'organizzazione
- Le attivita quotidiane di ogni reparto.
- Le risorse necessarie per realizzare ogni processo aziendale
Utilizzare questi colloqui per determinare i passaggi necessari per completare le attivita aziendali piu importanti. Assicurarsi di documentare i seguenti requisiti durante il colloquio-
- Applicazioni
- Strutture
- Equipaggiamento
- Personale e membri del personale
- Altri dipartimenti interdipendenti
Ad esempio, chiedere al capo dell'impianto di produzione quale attrezzatura e piu essenziale, altre apparecchiature che possono essere utilizzate come backup e quanto tempo ci vorra per riparare o sostituire l'apparecchiatura.
4. Creare e distribuire un report
Dopo ogni colloquio, registrare uno dei vari risultati. Il rapporto deve includere tutti i dati aziendali e le eventuali raccomandazioni.
Distribuisci questo report a tutti gli intervistati in modo che possano esaminarlo e aggiungere eventuali modifiche o modifiche.
5. Definire un riepilogo dell'analisi dell'impatto aziendale
Dopo aver stabilito il riepilogo finalizzato, riepilogare i requisiti e le minacce importanti discussi nei colloqui di analisi dell'impatto.
Utilizza il report per formulare raccomandazioni per eventuali rischi o interruzioni di cui si e parlato durante le riunioni. Presentare queste informazioni all'alta dirigenza e a tutte le altre parti interessate interessate che saranno interessate da una potenziale interruzione.
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