ビジネスプロセス管理の6つの段階
ビジネス・プロセス管理の段階について
デジタルトランスフォーメーションの時代、組織は毎日大量のデータを収集しています。この貴重な情報は、サプライ・チェーンと社内ビジネス・プロセスのパフォーマンスに関するストーリーを描きます。外部条件の変化に応じて競争力を維持するためには、事業活動の調整と改善が不可欠です。中小規模組織と大規模組織の両方が、ビジネス・プロセス管理を採用して、現在の各プロセスが新しい企業目標に合致することを確認します。
ビジネス・プロセス管理は、各社内アクティビティを定義、測定、監視、評価し、最適なパフォーマンスで運用できるように支援します。多くの人は、プロセス管理がBPMソフトウェアと自動化を意味すると仮定していますが、それはそれ以上のものです。BPMは、事業の全領域を刷新し、最適化するために企業が使用する総合的な規律です。6つの要素がプロセス全体を構成します。これらには、
- アラインメント-事業活動は、組織全体の目標と要件に合致する必要があります。BPMと目標の間にリンクがない場合、BPMシステム時間とリソースの無駄です。
- ガバナンス-エグゼクティブは、すべての従業員と関与する参加者にBPM戦略を伝える必要があります。これにより、誰もが自分の責任と要件を知ることができます。オーナーは、従業員のインセンティブとともに、BPMを伴うビジネス上の意思決定を指導する必要があります。
- 方法論-組織は、タスク管理を最適化するのに役立つすべてのBPMソリューションの方法と技術を管理する必要があります。たとえば、多くの企業は、ビジネスプロセスを最適化するために、BPMと組み合わせてシックスシグマ方式を採用しています。
- 情報システム-BPM戦略の成功は、社内のITソリューションがどれくらい機能しているかによって左右されます。組織は、すべての情報システムとデータベースが、プロセス自動化ソフトウェアを統合し、連携できるようにする必要があります。
- 人-プロセス管理ソフトウェアに関わるすべての人々は、ソフトウェアの運用方法を知り、会社の目標に合わせてそれを活用する必要があります。組織は、ソフトウェア上のすべての従業員を訓練し、それが使用されている理由を正確に説明する必要があります。
- 文化部-管理システムに投資するすべての企業は、その価値と文化をBPMイニシアチブに合わせる必要があります。テクノロジーは、それを包含する企業文化なしでは機能しません。
1.プロセス改善のための計画と戦略
残念ながら、ビジネス戦略なしで高価なBPMツールに投資する企業が多すぎます。すべての企業は、なぜプロセス設計が必要であり、どのように機能したいかを知る必要があります。成功を確保するために、組織は非効率的な内部活動の排除に焦点を当てる必要があります。もっと重要なのは、ビジネスプロセス管理システム戦略は顧客のニーズに合致する必要があります。計画段階には 2 つのステップがあります。これらには、
- 会社の戦略と目標を挙げて-彼らはお互いに整列しなければならないとして、すべての目標と戦略は、BPM戦略の方向を導きます。
- 既存の各プロセスの定義と一覧表示-リーダーは、彼らがBPM戦略に着手する前に、現在のプロセスをドリルダウンし、それらのすべてをリストする必要があります。
セカンダリプロセスは、主要なアクティビティをサポートします。二次的な活動は、顧客に価値を提供するものではありませんが、彼らは業務を維持するために不可欠です。人事、サプライの保護、または情報システムの管理はすべて二次的なプロセスです。
最後に、管理プロセスには、管理が処理するすべてのアクティビティが含まれます。たとえば、マネージャ/所有者は、最初から最後までBPM戦略を監督します。また、BPMイニシアチブのパフォーマンスを測定するために使用する予定のメトリックとKPIも特定する必要があります。
2.ビジネスプロセスの分析
BPMマネージャは、ライフサイクルのこのフェーズにおいて、既存の事業活動が会社の目標と一致しているかどうかを判断する必要があります。ほとんどの企業は、これらの各活動に関するすべての関連データを収集します。現在の会社のレコード、データベース、プロセスモデルから情報を収集します。また、パフォーマンスの評価に使用されるすべてのメトリックをドリルダウンして、効果があるかどうかを判断することも重要です。
組織は定性分析を行い、プロセスにおける無駄や重複作業をさらに特定します。彼らは、各プロセスが会社に十分な価値を追加しているかどうかを識別するために、付加価値分析を使用することができます。分析の他の形態には、根本原因が含まれます。アナリストは、原因と影響モデリングを使用して、プロセスに関する非効率性を抽出します。最後に、一般的なパレート棒グラフ法は、各非効率性が組織に与える影響を特定します。
組織はまた、定量分析または統計分析を使用して、データにドリルダウンします。フローを使用してキャパシティ要件を評価し、キューイングによる遅延や再作業のばらつきを分析したり、プロセスシミュレーションを使用して同時に実行されるプロセスを確認したりできます。組織は、会社の規模や範囲に応じて、分析の様々なタイプを採用しています。この段階の主な目的は、プロセスが会社の目標と一致しているかどうかを決定することです。
3.ビジネスプロセスの設計とモデル化
同社は、BPMライフサイクルのフェーズ 2 における調査結果に応じて、古いプロセスの再設計が必要になる場合があります。目的は、各アクティビティが組織と顧客の両方に価値を提供することです。フェーズ3では、BPMマネージャはそれぞれ現在のプロセスは価値があるのか、それとも変更する必要があるのかということです。
モデリングドキュメントもこのフェーズの一部です。これには、各アクティビティの時間と期間、その発生場所、関与している人の概要を個人が必要とします。また、プロセス内に技術やシーケンス、およびプロセスに影響を与える外部要因を含めることも役立ちます。
図、要約、またはワークフローチャートは、すべての内部ワークフローを文書化し、分析するための効果的な方法です。マネージャーは継続的にプロセスの改善新しい問題の解決策を見つけるか、最初から最後まで構造全体をやり直してください。
4.ビジネス・プロセスの導入
これで、BPM マネージャーは、新しい、改良されたプロセスを実装する準備ができています。実装は全身的でも非全身でもかまいません。体系的な実装には、組織が採用する必要がありますBPMソフトウェアまたは他のシステムです。
非体系的な実装には技術は含まれていませんが、人員の変更やアクティビティシーケンスの調整が必要な場合があります。ビジネスは、活動の種類とその処分時のリソースの数に応じて、いずれかの実装戦略を選択することができます。
5.ビジネス・プロセスの監視と制御
組織が新しいプロセスを実装したら、ビジネスプロセスの自動化管理者は定期的に追跡し、監視する必要があります。この段階では、設計刷新が効果的であったかどうかを確認するためのデータを取得する場所です。また、アクティビティのパフォーマンスを測定して、新しい BPM プロセスに時間とリソースの価値があるかどうかを判断します。
もちろん、組織は常にパフォーマンスが独自の目標と要件に合致しているかどうかを確認する必要があります。ほとんどの企業は、ダッシュボードやその他のビジネス・インテリジェンス・ソリューションに投資し、プロセスのパフォーマンスを容易に監視し、レポートを生成します。
6.ビジネス・プロセスの改善と向上
組織はそのプロセスを監視および制御し続けるため、通常、各アクティビティは高品質の結果を生成します。フェーズ5と6は、外部条件と顧客のニーズが進化し続けるため、実際には止まることはありません。
管理者は、現在の活動を定期的に監視して調整すれば、企業はプロセスを革新し、最適化することができます。このフェーズは、と組み合わせて様々な戦略を採用するために存在しますビジネスプロセス管理ソフトウェアを使用してプロセス管理を最適化し、運用効率を達成します。
ビジネス・プロセス管理の段階における主なポイント
結論として、ビジネス・プロセス管理について覚えておくべき重要なポイントは次のとおりです。
- ビジネスプロセス管理は、戦略/計画、ガバナンス、方法論、情報システム、人、文化で構成されています。
- ビジネスプロセス管理のライフサイクルの第1段階は、計画と戦略です。次に、管理者は現在のビジネスプロセスを分析して、改善が必要な領域を特定する必要があります。
- ライフサイクルの第 3 段階は、プロセスモデリングを実装して、既存の活動を改善することです。これには、図作成技術が必要です。ステージ4では、組織はプロセスを実装する準備ができています。
- 管理者は、ステージ5で継続的な改善を行うために、BPMツールを使用して各プロセスを確認および管理する必要があります。ステージ6では、組織が成長し、それが洗練され、各活動を改善するように革新します。外部条件が変化するにつれて、事業活動も変わります。
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