Che cos'e la gestione dei processi aziendali? La storia dietro tutto
Cos'e la gestione dei processi aziendali, davvero?
Che cos'e la gestione dei processi aziendali? Gli esperti di marketing a volte usano il gergo aziendale che suona simile ad altre terminologie. Tuttavia, BPM e uno di quei termini che qualsiasi organizzazione ha veramente bisogno di capire.
Progetti, attivita e flussi di lavoro sono la base di un'organizzazione.
Uno non puo esistere senza gli altri. Sia le piccole che le grandi aziende hanno un elenco di requisiti che devono completare ogni giorno per mantenere le operazioni. Per aumentare i profitti e offrire valore ai clienti, e fondamentale ottimizzare i processi e adattarsi alle nuove circostanze.
Cio richiede ai responsabili BPM di modificare, progettare e monitorare le attivita aziendali esistenti. In genere, investono in una serie di strumenti BPM per sostituire i processi manuali ed eliminare gli errori. Ed e questo che si tratta della gestione dei processi aziendali.
La trasformazione digitale continua a influire sul modo in cui operano le aziende. Con nuove tecnologie intuitive ampiamente disponibili, le organizzazioni non possono permettersi di non approfittarne.
Coloro che implementano un miglioramento continuo dei processi possono sfruttare i big data e rafforzare i processi interni per produrre risultati di qualita superiore. Cio contribuisce a migliorare la qualita della produzione, rispettare le regole aziendali e offrire un'esperienza cliente eccellente.
Ecco le 6 fasi di gestione dei processi aziendali
- Valutazione e strategia - In questa fase, un manager BPM crea una strategia per ottimizzare i processi. Ha bisogno di sapere esattamente quali sono le esigenze dell'azienda e come la metodologia BPM dovrebbe allinearsi con loro.
- Progettazione del processo - I responsabili BPM utilizzano i dati della fase 1 per creare soluzioni ad eventuali inefficienze nei processi. E meglio generare piu progetti e lavorare con vari stakeholder per identificare l'opzione migliore.
- Modellazione dei processi - La fase di modellazione dei processi richiede l'uso di diagrammi e modellazione per rielaborare flussi di lavoro inefficienti e ottimizzare le attivita esistenti. Vengono utilizzate tecniche di modellazione specifiche come Six Sigma o Flow Design, a seconda delle esigenze dell'azienda. E anche importante manipolare le variabili (cioe meno lavoratori, un altro strumento) per vedere come questi fattori influenzano i processi.
- Implementazione - Successivamente, i responsabili di BPM implementano il miglior design e lo testano. Essi creano una strategia di gestione del cambiamento specifica per dettagliare tutte le nuove procedure del nuovo processo. Questo puo includere persone, tecnologie o una sequenza di eventi.
- Monitorare - Gli stakeholder monitorano regolarmente le prestazioni dei processi dopo che sono stati implementati. Utilizzano la modellazione dei dati, dashboard e altre tecnologie per valutare le prestazioni. E fondamentale scegliere un set di indicatori KPI per tenere traccia dell'avanzamento in modo accurato.
- Modifica - I responsabili BPM continuano a regolare e monitorare i processi con il passare del tempo. I processi devono cambiare man mano che le condizioni esterne o le esigenze dei clienti si evolvono. Se e necessaria un'altra modifica, i responsabili di BPM possono riavviare l'intero sistema di miglioramento del processo.
1. La gestione dei processi aziendali e una disciplina
BPM e miglioramento dei processi richiede un'azione e una strategia aziendale. Le aziende di qualsiasi dimensione possono impiegare BPM e le pratiche variano a seconda delle esigenze dell'organizzazione. Alcuni utenti considerano ancora BPM come uno strumento di automazione, ma e molto piu di questo.
Mentre le aziende in genere investono in software di gestione dei processi aziendali per ottimizzare i processi, BPM di per se e una pratica olistica. Esso comprende tutte le attivita aziendali all'interno di un'organizzazione e si concentra sul loro miglioramento. I manager di BPM comprendono gli obiettivi aziendali e creano una serie di strategie che si allineano con loro. Cio puo o meno richiedere a un'organizzazione di implementare un processo robotc o utilizzare un nuovo pezzo di apparecchiatura.
2. La gestione dei processi aziendali migliora i processi
Quindi, cos'e esattamente un processo aziendale? Processo si riferisce al flusso di progetti, attivita e altre attivita set. I proprietari e i supervisori unitari progettano tutti i processi aziendali per soddisfare una qualche forma di transazione commerciale.
Ad esempio, il onboarding dei dipendenti in Risorse Umane comprende una serie di passaggi allo scopo di assumere e formare un individuo. Questi passaggi includono controlli dei precedenti, compilazione di moduli fiscali, verifica dei riferimenti e alcune diverse procedure di formazione.
Ogni flusso di processo varia a seconda delle dimensioni e della portata di un reparto/azienda. Un efficace sistema di gestione dei processi individua le inefficienze dei processi e le ottimizza con l'aiuto di un sistema di gestione automatizzato e di un nuovo design.
3. Automazione, esecuzione e controllo dei processi aziendali
Quando la maggior parte dei proprietari ascolta la parola automazione, pensa al software o alle macchine BPM. Mentre l'automazione comprende certamente l'automazione dei processi robotizzati, si riferisce anche al lavoro svolto per garantire l'esecuzione regolare di un processo.
Cio puo richiedere ai professionisti IT di scrivere un software di sistemi BPM per un'organizzazione o un macchinista per costruire un nuovo pezzo di apparecchiatura. I ristoranti automatizzano le attivita commerciali come la pubblicita e il servizio clienti quando investono in soluzioni di digital signage. Le soluzioni BPM includono tutte le diverse tecniche di automazione, purche ottimizzino un processo specifico.
Esecuzione significa che un'organizzazione attua tutti gli aspetti di un processo. Cio include qualsiasi tecnologia o altri elementi automatizzati. L'esecuzione richiede modellazione di processo per garantire un risultato regolare e di successo. I manager devono inoltre controllare il processo dall'inizio alla fine per assicurarsi che tutte le attivita seguano il modello. Possono incorporare linee guida, emanare una serie di metriche per ottimizzare la gestione dei progetti o offrire corsi di formazione.
4. La gestione dei processi aziendali richiede la misurazione
Per garantire il successo di una strategia BPM, gli imprenditori hanno bisogno di un modo per misurare le prestazioni. In genere, le parti interessate scelgono una serie di indicatori chiave di performance. Definiscono quindi metriche specifiche per tenere traccia dell'avanzamento verso il raggiungimento di tali indicatori KPI.
I supervisori possono visualizzare lo stato delle prestazioni in un dashboard e stampare report che visualizzano i dati in modo comprensibile. La misurazione e quantitativa in quanto richiede statistiche e dati per tenere traccia dei progressi.
I supervisori raccolgono anche dati quantitativi per valutare l'esperienza degli utenti con un nuovo sistema tecnologico.
Ad esempio, un supervisore puo chiedere a un gruppo di partecipanti come il nuovo gestione dei processi aziendali ha reso la loro vita lavorativa piu facile o piu difficile.
5. La gestione dei processi aziendali deve essere allineata agli obiettivi aziendali
Un'organizzazione deve definire cio che vuole da BPM prima di investire in qualsiasi strumento BPM. Le domande da prendere in considerazione includono
- Quali sono gli obiettivi a breve e lungo termine dell'azienda?
- Quali sono i problemi con i processi esistenti?
- Quali processi manuali vuole sostituire l'azienda?
- Quali strumenti di automazione utilizzano i concorrenti? In che modo questi strumenti li aiutano?
- Che tipo di funzionalita ha bisogno l'azienda in uno strumento BPM?
- Quanto puo permettersi di spendere l'organizzazione?
Uno degli obiettivi della societa e quello di ridurre i costi di manodopera e migliorare l'accuratezza del tempo. Un sistema di contabilita automatizzato che si integra con il software di cronometraggio puo aiutare a raggiungere risultati aziendali e gli obiettivi.
Key Takeaways Che cos'e la gestione dei processi aziendali?
In conclusione, ecco cosa sapere gestione dei processi aziendali
- BPM include strategie, progettazione dei processi, modellazione, implementazione e monitoraggio.
- La BPM e una disciplina. Richiede a un gruppo di individui di agire e lavorare insieme. Utilizza anche strumenti di gestione per ottimizzare i processi o le varie attivita e requisiti in un'organizzazione.
- BPM comporta automazione, esecuzione e controllo. L'automazione include qualsiasi lavoro svolto per ottimizzare i processi. Questo puo comprendere l'uso di intelligenza artificiale o un pezzo di attrezzatura. Una volta che un'organizzazione modella e progetta un processo, l'organizzazione puo implementarlo. Le parti interessate devono monitorare e misurare il processo per monitorare le sue prestazioni. A tale scopo, possono utilizzare un set di indicatori KPI, metriche e un dashboard.
- Un sistema di gestione dei processi aziendali deve essere allineato con gli obiettivi aziendali. L'organizzazione dovrebbe porsi diverse domande prima di investire in qualsiasi nuova iniziativa BPM o progetta un processo robotico.
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