Le 6 fasi della gestione dei processi aziendali
Uno sguardo alle fasi della gestione dei processi aziendali
Nell'era della trasformazione digitale, le organizzazioni raccolgono grandi quantita di dati ogni giorno. Queste preziose informazioni dipinge una storia sulla supply chain e sulle prestazioni dei processi aziendali interni. E fondamentale modificare e migliorare le attivita aziendali per mantenere un vantaggio competitivo man mano che le condizioni esterne cambiano. Sia le piccole che le grandi aziende utilizzano la gestione dei processi aziendali per assicurarsi che ogni processo corrente sia allineato ai nuovi obiettivi aziendali.
La gestione dei processi aziendali aiuta i dirigenti a definire, misurare, monitorare e valutare ogni attivita interna per garantire che funzionino a prestazioni ottimali. Mentre molti assumono che la gestione dei processi si riferisce al software BPM e all'automazione, e molto piu di questo. BPM e una disciplina olistica che le aziende utilizzano per rinnovare e ottimizzare tutte le aree operative. 6 elementi costituiscono l'intero processo. Questi includono
- Allineamento - Le attivita aziendali devono essere allineate agli obiettivi e ai requisiti a livello dell'organizzazione. Se non esiste un collegamento tra BPM e obiettivi, il Sistema BPM e una perdita di tempo e risorse.
- Governance - I dirigenti devono comunicare una strategia BPM a tutti i dipendenti e partecipanti coinvolti. Cio garantira che tutti conoscano le proprie responsabilita e requisiti. Il proprietario deve guidare le decisioni aziendali che coinvolgono BPM, insieme a eventuali incentivi per i dipendenti.
- Metodologie - L'organizzazione deve gestire tutti i metodi e le tecniche delle soluzioni BPM che aiutano a ottimizzare la gestione delle attivita. Ad esempio, molte aziende utilizzano il metodo Six Sigma insieme a BPM per ottimizzare i processi aziendali.
- Sistemi informativi - Il successo di qualsiasi strategia BPM si basa sulla funzionalita delle soluzioni IT interne. Un'organizzazione dovrebbe garantire che tutti i sistemi informativi e i database possano integrarsi e lavorare con il software di automazione dei processi.
- Persone - Tutte le persone coinvolte nel software di gestione dei processi devono sapere come gestire il software e sfruttarlo per allinearsi con gli obiettivi aziendali. L'organizzazione dovrebbe formare tutti i dipendenti sul software e spiegare esattamente perche viene utilizzato.
- Cultura - Qualsiasi azienda che investe in un sistema di gestione deve allineare i propri valori e cultura alle iniziative BPM. La tecnologia non puo funzionare senza una cultura aziendale che la abbraccia.
1. Pianificazione e strategia per il miglioramento dei processi
Purtroppo troppe aziende investono in un costoso strumento BPM senza una strategia di business. Ogni azienda dovrebbe sapere perche ha bisogno di progettazione dei processi e come vogliono che funzioni. Per garantire il successo, l'organizzazione dovrebbe concentrarsi sull'eliminazione di attivita interne inefficienti. Ancora piu importante, qualsiasi sistema di gestione dei processi aziendali e la strategia deve essere in linea con le esigenze dei clienti. Ci sono due passaggi all'interno della fase di pianificazione. Questi includono
- Elenca strategie e obiettivi aziendali - Tutti gli obiettivi e le strategie guideranno la direzione di una strategia BPM in quanto devono allinearsi l'uno con l'altro.
- Definizione ed elenco di ciascun processo esistente - I leader dovrebbero approfondirli sui processi attuali ed elencarli tutti prima di intraprendere una strategia BPM.
I processi secondari offrono supporto alle attivita primarie. Sebbene le attivita secondarie non forniscano valore ai clienti, sono essenziali per mantenere le operazioni. Risorse umane, protezione delle forniture o gestione dei sistemi informativi sono tutti processi secondari.
Infine, i processi di gestione includono tutte le attivita gestite dalla gestione. Ad esempio, un manager/proprietario supervisiona la strategia BPM dall'inizio alla fine. L'azienda deve inoltre identificare le metriche e i KPI che intende utilizzare per misurare le prestazioni di un'iniziativa BPM.
2. Analizzare i processi aziendali
Il responsabile BPM deve determinare se le attivita aziendali esistenti si allineano agli obiettivi aziendali durante questa fase del ciclo di vita. La maggior parte delle aziende raccoglie tutti i dati pertinenti su ciascuna di queste attivita. Raccogliono informazioni dai registri aziendali, dai database o dai modelli di processo correnti. E inoltre fondamentale eseguire il drill-down di ogni metrica utilizzata per valutare le prestazioni per determinare se e efficace.
Le organizzazioni eseguono analisi qualitative per individuare ulteriormente gli sprechi e duplicare gli sforzi nei processi. Possono utilizzare l'analisi a valore aggiunto per capire se ogni processo aggiunge un valore sufficiente all'azienda. Altre forme di analisi includono root cause, in cui gli analisti utilizzano la modellazione di cause ed effetti per estrarre eventuali inefficienze sui processi. Infine, il popolare metodo grafico a barre di Pareto identifichera l'impatto che ogni inefficienza ha sull'organizzazione.
Le organizzazioni utilizzano anche analisi quantitative o statistiche per eseguire il drill-down dei dati. Possono utilizzare il flusso per valutare i requisiti di capacita, l'accodamento per analizzare la variabilita dei ritardi e delle rilavorazioni e la simulazione dei processi per esaminare i processi eseguiti simultaneamente. Le organizzazioni impiegano vari tipi di analisi a seconda delle dimensioni e della portata dell'azienda. Lo scopo principale di questa fase e determinare se i processi si allineano con gli obiettivi aziendali o meno.
3. Progettazione e modellazione dei processi aziendali
L'azienda potrebbe dover riprogettare i vecchi processi in base ai risultati ottenuti nella fase 2 del ciclo di vita del BPM. Lo scopo e quello di garantire che ogni attivita fornisca valore sia all'organizzazione che ai clienti. Nella fase 3, i responsabili di BPM devono identificare se ogni processo corrente e prezioso o se ha bisogno di cambiare.
Anche la documentazione di modellazione fa parte di questa fase. Cio richiede agli individui di delineare il tempo e la durata di ogni attivita, dove si verifica, e chi e coinvolto. E inoltre utile includere tutte le tecnologie o sequenze all'interno del processo, nonche eventuali fattori esterni che lo influenzano.
Diagrammi, riepiloghi o diagrammi di workflow sono modi efficaci per documentare e analizzare tutti i flussi di lavoro interni. I manager possono continuamente migliorare i processi e trovare soluzioni per nuovi problemi, o rifare l'intera struttura dall'inizio alla fine.
4. Implementazione dei processi aziendali
Ora, i responsabili BPM sono pronti ad implementare i nuovi processi rinnovati. L'implementazione puo essere sistemica o non sistemica. L'implementazione sistemica richiede a un'organizzazione di impiegare Software BPM o altri sistemi.
L'implementazione non sistemica non comporta tecnologie, ma puo richiedere un cambiamento nel personale o un adeguamento della sequenza di attivita. Un'azienda puo scegliere una strategia di implementazione, a seconda del tipo di attivita e del numero di risorse a sua disposizione.
5. Monitoraggio e controllo dei processi aziendali
Una volta che un'organizzazione implementa un nuovo processo, automazione dei processi aziendali i manager hanno bisogno di monitorare e monitorare regolarmente. Questa fase e dove acquisiscono dati per vedere se eventuali rinnovamento del progetto sono stati efficaci. Misura inoltre le prestazioni dell'attivita per determinare se il nuovo processo BPM vale il tempo e le risorse.
Naturalmente, l'organizzazione dovrebbe sempre verificare se le prestazioni si allineano con i propri obiettivi e requisiti. La maggior parte delle aziende investe in dashboard o altre soluzioni di business intelligence per monitorare facilmente le prestazioni dei processi e generare report.
6. Perfezionare e migliorare i processi aziendali
Poiche un'organizzazione continua a monitorare e controllare i propri processi, ogni attivita di solito produce risultati di alta qualita. Le fasi 5 e 6 non si fermano mai perche le condizioni esterne e le esigenze dei clienti continuano ad evolversi.
Le aziende possono innovare e ottimizzare i processi se i manager monitorano e modificano regolarmente le attivita correnti. Questa fase esiste per impiegare varie strategie in combinazione con software di gestione dei processi aziendali per ottimizzare la gestione dei processi e ottenere l'efficacia operativa.
Takeaways chiave per le fasi della gestione dei processi aziendali
In conclusione, ecco i punti chiave da ricordare sulla gestione dei processi aziendali
- La gestione dei processi aziendali e composta da strategie/piani, governance, metodologie, sistemi informativi, persone e cultura.
- La prima fase del ciclo di vita della gestione dei processi aziendali e la pianificazione e la strategia. Successivamente, i manager devono analizzare i processi aziendali correnti per determinare quali aree devono essere migliorate.
- La terza fase del ciclo di vita consiste nell'implementare la modellazione dei processi per migliorare le attivita esistenti. Cio richiede tecniche di diagrammi. Nella quarta fase, l'organizzazione e pronta ad implementare il processo.
- Un manager deve rivedere e gestire ogni processo con gli strumenti BPM per apportare miglioramenti continui nella fase 5. Nella fase 6, l'organizzazione cresce e innova man mano che affina e migliora ogni attivita. Mano a mano che le condizioni esterne cambiano, cosi dovrebbe essere l'attivita aziendale.
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