Les 6 etapes de la gestion des processus operationnels
Un regard sur les etapes de la gestion des processus operationnels
A l'ere de la transformation numerique, les organisations collectent quotidiennement de grandes quantites de donnees. Ces informations precieuses dessinent une histoire sur la chaine d'approvisionnement et la performance des processus d'affaires internes. Il est essentiel de modifier et d'ameliorer les activites de l'entreprise afin de conserver un avantage concurrentiel a mesure que les conditions externes changent. Les petites et grandes entreprises utilisent la gestion des processus d'affaires pour s'assurer que chaque processus actuel s'harmonise avec les nouveaux objectifs de l'entreprise.
La gestion des processus metier aide les dirigeants a definir, mesurer, surveiller et evaluer chaque activite interne afin de s'assurer qu'elles fonctionnent a des performances optimales. Bien que beaucoup supposent que la gestion des processus se refere au logiciel BPM et a l'automatisation, c'est a peu pres bien plus que cela. BPM est une discipline holistique que les entreprises utilisent pour remanier et optimiser tous les domaines d'operations. 6 elements constituent l'ensemble du processus. Ceux-ci comprennent
- Alignement - Les activites operationnelles doivent correspondre aux objectifs et aux exigences de l'ensemble de l'organisation. S'il n'y a pas de lien entre le BPM et les objectifs, la Systeme BPM est une perte de temps et de ressources.
- Gouvernance - Les cadres doivent communiquer une strategie de BPM a tous les employes et participants impliques. Cela permettra a chacun de connaitre ses responsabilites et ses exigences. Le proprietaire doit guider les decisions commerciales qui impliquent le BPM, ainsi que tout incitatif pour les employes.
- Methodologies - L'organisation doit gerer toutes les methodes et techniques de solution BPM qui aident a optimiser la gestion des taches. Par exemple, de nombreuses entreprises utilisent la methode Six Sigma en conjonction avec BPM pour optimiser les processus metier.
- Systemes d'information - Le succes de toute strategie BPM depend du fonctionnement des solutions informatiques internes. Une organisation devrait veiller a ce que tous les systemes d'information et bases de donnees puissent s'integrer et travailler avec des logiciels d'automatisation des processus.
- Les gens - Toutes les personnes impliquees dans les logiciels de gestion de processus doivent savoir comment utiliser le logiciel et l'exploiter pour l'aligner sur les objectifs de l'entreprise. L'organisation devrait former tous les employes sur le logiciel et expliquer exactement pourquoi il est utilise.
- Culture - Toute entreprise qui investit dans un systeme de gestion doit aligner ses valeurs et sa culture avec les initiatives BPM. La technologie ne peut pas fonctionner sans une culture d'entreprise qui l'embrasse.
1. Plan et strategie d'amelioration des processus
Malheureusement, trop d'entreprises investissent dans un outil BPM couteux sans strategie commerciale. Chaque entreprise doit savoir pourquoi elle a besoin de conception de processus et comment elle veut qu'elle fonctionne. Pour assurer le succes, l'organisation devrait mettre l'accent sur l'elimination des activites internes inefficaces. Plus important encore, tout systeme de gestion des processus d'affaires et la strategie doivent correspondre aux besoins des clients. Il y a deux etapes a l'etape de la planification. Ceux-ci comprennent
- Liste des strategies et des objectifs de l'entreprise - Tous les objectifs et strategies guideront l'orientation d'une strategie de BPM car ils doivent etre alignes les uns avec les autres.
- Definir et repertorier chaque processus existant - Les dirigeants devraient explorer les processus actuels et les enumerer tous avant de s'engager dans une strategie BPM.
Les processus secondaires offrent un soutien aux activites principales. Bien que les activites secondaires n'apportent pas de valeur aux clients, elles sont essentielles au maintien des operations. Les ressources humaines, la securisation des fournitures ou la gestion des systemes d'information sont des processus secondaires.
Enfin, les processus de gestion comprennent toutes les activites que la direction gere. Par exemple, un gerant/proprietaire supervise la strategie BPM du debut a la fin. L'entreprise devrait egalement identifier les mesures et les indicateurs de performance de performance qu'elle prevoit utiliser pour mesurer le rendement d'une initiative de BPM.
2. Analyser les processus metier
Le gestionnaire du BPM doit determiner si les activites commerciales existantes correspondent aux objectifs de l'entreprise au cours de cette phase du cycle de vie. La plupart des entreprises recueillent toutes les donnees pertinentes sur chacune de ces activites. Ils recueillent des informations provenant des dossiers de l'entreprise, des bases de donnees ou des modeles de processus actuels. Il est egalement essentiel d'analyser toutes les mesures utilisees pour evaluer les performances afin de determiner si elles sont efficaces.
Les organisations effectuent des analyses qualitatives afin de mieux cerner les dechets et de faire double emploi dans les processus. Ils peuvent utiliser une analyse a valeur ajoutee pour determiner si chaque processus ajoute suffisamment de valeur a l'entreprise. D'autres formes d'analyse comprennent la cause premiere, dans laquelle les analystes utilisent la modelisation de cause a effet pour extraire toute inefficacite des processus. Enfin, la methode populaire de graphique a barres Pareto identifie l'impact de chaque inefficacite sur l'organisation.
Les organisations utilisent egalement des analyses quantitatives ou statistiques pour explorer les donnees. Ils peuvent utiliser le flux pour evaluer les besoins en capacite, la mise en file d'attente pour analyser la variabilite des retards et des remaniements, et la simulation de processus pour examiner les processus executes simultanement. Les organisations utilisent differents types d'analyses en fonction de la taille et de la portee de l'entreprise. L'objectif principal de cette etape est de determiner si les processus sont conformes aux objectifs de l'entreprise ou non.
3. Conception et modelisation des processus operationnels
L'entreprise peut devoir remanier les anciens processus en fonction de ses resultats au cours de la phase 2 du cycle de vie du BPM. Le but est de veiller a ce que chaque activite apporte de la valeur a la fois a l'organisation et aux clients. Au cours de la phase 3, les gestionnaires du BPM doivent determiner si chaque processus en cours est precieuse ou si elle doit changer.
La documentation de modelisation fait egalement partie de cette phase. Pour ce faire, les personnes doivent decrire le temps et la duree de chaque activite, ou elle se produit et qui est impliquee. Il est egalement utile d'inclure toutes les technologies ou sequences dans le processus, ainsi que tous les facteurs externes qui l'affectent.
Diagrammes, resumes ou graphiques de workflow sont des moyens efficaces de documenter et d'analyser tous les workflows internes. Les gestionnaires peuvent en permanence ameliorer les processus et trouver des solutions pour de nouveaux problemes, ou refaire toute la structure du debut a la fin.
4. Mise en oeuvre des processus operationnels
Maintenant, les gestionnaires BPM sont prets a mettre en oeuvre les nouveaux processus remanies. La mise en oeuvre peut etre systemique ou non systemique. La mise en oeuvre systemique exige qu'une organisation utilise Logiciel BPM ou d'autres systemes.
La mise en oeuvre non systemique n'implique pas de technologies, mais elle peut necessiter un changement de personnel ou un ajustement de la sequence d'activites. Une entreprise peut choisir l'une ou l'autre strategie de mise en oeuvre, en fonction de son type d'activites et du nombre de ressources a sa disposition.
5. Surveiller et controler les processus metier
Une fois qu'une organisation met en oeuvre un nouveau processus, automatisation des processus metier les gestionnaires doivent le suivre et le surveiller regulierement. C'est a cette etape qu'ils obtiennent des donnees pour voir si des reamenagement de la conception ont ete efficaces. Il mesure egalement le rendement de l'activite pour determiner si le nouveau processus de BPM vaut le temps et les ressources.
Bien sur, l'organisation doit toujours verifier si le rendement correspond a ses propres objectifs et exigences. La plupart des entreprises investissent dans des tableaux de bord ou d'autres solutions d'intelligence decisionnelle pour surveiller facilement les performances des processus et generer des rapports.
6. Affiner et ameliorer les processus operationnels
Comme une organisation continue de surveiller et de controler ses processus, chaque activite produit generalement des resultats de haute qualite. Les phases 5 et 6 ne s'arretent jamais vraiment car les conditions externes et les besoins des clients continuent d'evoluer.
Les entreprises peuvent innover et optimiser leurs processus si les gestionnaires surveillent et modifiez regulierement les activites en cours. Cette phase a pour but d'utiliser diverses strategies en conjonction avec logiciel de gestion des processus d'entreprise pour optimiser la gestion des processus et atteindre l'efficacite operationnelle.
Principaux points a retenir pour les etapes de la gestion des processus operationnels
En conclusion, voici les principaux points a retenir au sujet de la gestion des processus d'entreprise
- La gestion des processus operationnels est composee de strategies/plans, de gouvernance, de methodologies, de systemes d'information, de personnes et de culture.
- La premiere etape du cycle de vie de la gestion des processus operationnels est la planification et l'elaboration de strategies. Ensuite, les gestionnaires doivent analyser les processus operationnels actuels pour determiner quels secteurs doivent etre ameliores.
- La troisieme etape du cycle de vie consiste a mettre en oeuvre une modelisation des processus afin d'ameliorer les activites existantes. Cela necessite des techniques de diagramme. A la quatrieme etape, l'organisation est prete a mettre en oeuvre le processus.
- Un gestionnaire doit revoir et gerer chaque processus a l'aide des outils BPM pour apporter des ameliorations continues a l'etape 5. A l'etape 6, l'organisation grandit et innove au fur et a mesure qu'elle affine et ameliore chaque activite. Au fur et a mesure que les conditions externes changent, l'activite de l'entreprise devrait aussi
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