Las 6 etapas de la gestion de procesos empresariales
Una mirada a las etapas de la gestion de procesos de negocio
En la era de la transformacion digital, las organizaciones recopilan grandes cantidades de datos cada dia. Esta valiosa informacion describe una historia sobre la cadena de suministro y el rendimiento de los procesos empresariales internos. Es fundamental modificar y mejorar las actividades empresariales para mantener una ventaja competitiva a medida que cambian las condiciones externas. Tanto las organizaciones pequenas como las grandes emplean la gestion de procesos de negocio para asegurarse de que cada proceso actual se alinea con los nuevos objetivos de la empresa.
La administracion de procesos de negocio ayuda a los ejecutivos a definir, medir, supervisar y evaluar cada actividad interna para garantizar que funcionen con un rendimiento optimo. Aunque muchos asumen que la administracion de procesos se refiere al software BPM y a la automatizacion, se trata de mucho mas que eso. BPM es una disciplina holistica que las empresas utilizan para renovar y optimizar todas las areas de operaciones. 6 elementos constituyen todo el proceso. Estos incluyen
- Alineacion - Las actividades empresariales deben alinearse con los objetivos y requisitos de toda la organizacion. Si no existe un vinculo entre BPM y objetivos, el Sistema BPM es una perdida de tiempo y recursos.
- Gobernanza - Los ejecutivos deben comunicar una estrategia de BPM a todos los empleados y participantes involucrados. Esto asegurara que todos conozcan sus responsabilidades y requisitos. El propietario debe guiar las decisiones empresariales que involucren BPM, junto con cualquier incentivo a los empleados.
- Metodologias - La organizacion debe gestionar todos los metodos y tecnicas de solucion de BPM que ayudan a optimizar la gestion de tareas. Por ejemplo, muchas empresas emplean el metodo Six Sigma junto con BPM para optimizar los procesos de negocio.
- Sistemas de Informacion - El exito de cualquier estrategia de BPM depende de la funcionalidad de las soluciones internas de TI. Una organizacion debe garantizar que todos los sistemas de informacion y bases de datos puedan integrarse y trabajar con programas informaticos de automatizacion de procesos.
- Gente - Todas las personas involucradas con el software de gestion de procesos necesitan saber como operar el software y aprovecharlo para alinearse con los objetivos de la empresa. La organizacion debe capacitar a todos los empleados en el software y explicar exactamente por que se utiliza.
- Cultura - Cualquier empresa que invierta en un sistema de gestion necesita alinear sus valores y su cultura con las iniciativas de BPM. La tecnologia no puede funcionar sin una cultura empresarial que la abarque.
1. Plan y estrategia para la mejora de procesos
Desafortunadamente, demasiadas empresas invierten en una costosa herramienta BPM sin una estrategia empresarial. Cada empresa debe saber por que necesita diseno de procesos y como quieren que funcione. Para garantizar el exito, la organizacion debe centrarse en la eliminacion de actividades internas ineficientes. Lo que es mas importante, cualquier sistema de gestion de procesos de negocio y la estrategia deben alinearse con las necesidades del cliente. Hay dos pasos dentro de la etapa de planificacion. Estos incluyen
- Lista de estrategias y objetivos de la empresa - Todos los objetivos y estrategias guiaran la direccion de una estrategia de BPM, ya que deben alinearse entre si.
- Definir y enumerar cada uno de los procesos existentes - Los lideres deben profundizar en los procesos actuales y enumerarlos todos antes de embarcarse en una estrategia de BPM.
Los procesos secundarios ofrecen apoyo a las actividades primarias. Aunque las actividades secundarias no proporcionan valor a los clientes, son esenciales para mantener las operaciones. Los recursos humanos, la proteccion de suministros o la administracion de sistemas de informacion son todos procesos secundarios.
Por ultimo, los procesos de administracion incluyen cualquier actividad que gestiona la administracion. Por ejemplo, un gerente/propietario supervisa la estrategia de BPM de principio a fin. La compania tambien debe identificar las metricas y los KPI que planea utilizar para medir el rendimiento de una iniciativa de BPM.
2. Analizar los procesos de negocio
El gerente de BPM debe determinar si las actividades empresariales existentes se alinean con los objetivos de la empresa durante esta fase del ciclo de vida. La mayoria de las empresas recogen todos los datos relevantes sobre cada una de estas actividades. Recopilan informacion de los registros de la empresa, bases de datos o modelos de procesos actuales. Tambien es fundamental profundizar en cada metrica utilizada para evaluar el rendimiento para determinar si es efectiva.
Las organizaciones realizan analisis cualitativos para identificar aun mas el desperdicio y duplicar esfuerzos en los procesos. Pueden utilizar analisis de valor agregado para discernir si cada proceso agrega suficiente valor a la empresa. Otras formas de analisis incluyen la causa raiz, en la que los analistas emplean el modelado de causa y efecto para extraer cualquier ineficiencia sobre los procesos. Finalmente, el popular metodo de grafico de barras de Pareto identifica el impacto que cada ineficiencia tiene en la organizacion.
Las organizaciones tambien utilizan analisis cuantitativos o estadisticos para profundizar en los datos. Pueden utilizar flow para evaluar los requerimientos de capacidad, poner en cola para analizar la variabilidad en retrasos y reelaboracion, y la simulacion de procesos para revisar los procesos que se ejecutan simultaneamente. Las organizaciones emplean diversos tipos de analisis en funcion del tamano y alcance de la empresa. El objetivo principal de esta etapa es determinar si los procesos se alinean o no con los objetivos de la empresa.
3. Diseno y Modelo de Procesos de Negocio
La empresa puede tener que redisenar procesos antiguos dependiendo de sus hallazgos en la fase 2 del ciclo de vida de BPM. El proposito es garantizar que cada actividad proporcione valor tanto a la organizacion como a los clientes. En la fase 3, los administradores de BPM deben identificar si cada proceso actual es valioso o si necesita cambiar.
La documentacion de modelado tambien forma parte de esta fase. Esto requiere que los individuos describa el tiempo y la duracion de cada actividad, donde se produce y quien esta involucrado. Tambien es util incluir cualquier tecnologia o secuencia dentro del proceso, asi como cualquier factor externo que lo impacte.
Los diagramas, resumenes o graficos de flujo de trabajo son formas efectivas de documentar y analizar todos los flujos de trabajo internos. Los gerentes pueden mejorar los procesos y encontrar soluciones para nuevos problemas, o rehacer toda la estructura de principio a fin.
4. Implementacion de procesos empresariales
Ahora, los gerentes de BPM estan listos para implementar los nuevos procesos renovados. La implementacion puede ser sistemica o no sistemica. La implementacion sistemica requiere que una organizacion emplee Software BPM u otros sistemas.
La implementacion no sistemica no implica tecnologias, pero puede requerir un cambio en el personal o un ajuste en la secuencia de actividad. Una empresa puede elegir cualquiera de las estrategias de implementacion, dependiendo de su tipo de actividades y del numero de recursos a su disposicion.
5. Monitorear y controlar los procesos empresariales
Una vez que una organizacion implementa un nuevo proceso, automatizacion de procesos empresariales los gerentes necesitan realizar un seguimiento regular y supervisarla. Esta etapa es donde adquieren datos para ver si alguna renovacion del diseno fue efectiva. Tambien mide el rendimiento de la actividad para determinar si el nuevo proceso de BPM vale la pena el tiempo y los recursos.
Por supuesto, la organizacion siempre debe verificar si el rendimiento se alinea con sus propios objetivos y requisitos. La mayoria de las empresas invierten en paneles u otras soluciones de inteligencia empresarial para monitorear facilmente el rendimiento de los procesos y generar informes.
6. Perfeccionar y mejorar el proceso de negocio
Debido a que una organizacion sigue monitoreando y controlando sus procesos, cada actividad suele producir resultados de alta calidad. Las fases 5 y 6 nunca se detienen porque las condiciones externas y las necesidades del cliente continuan evolucionando.
Las empresas pueden innovar y optimizar los procesos si los gerentes supervisan y modifican regularmente las actividades actuales. Esta fase existe para emplear diversas estrategias en conjuncion con software de gestion de procesos de negocio para optimizar la gestion de procesos y lograr la eficacia operativa.
Comprobaciones clave para las etapas de la gestion de procesos empresariales
En conclusion, estas son las claves para recordar acerca de la gestion de procesos de negocio
- La gestion de procesos empresariales se compone de estrategias y planes, gobernanza, metodologias, sistemas de informacion, personas y cultura.
- La primera etapa del ciclo de vida de la gestion de procesos empresariales es la planificacion y la elaboracion de estrategias. A continuacion, los gerentes deben analizar los procesos de negocio actuales para determinar que areas necesitan mejoras.
- La tercera etapa del ciclo de vida consiste en implementar modelos de procesos para mejorar las actividades existentes. Esto requiere tecnicas de diagramacion. En la cuarta etapa, la organizacion esta lista para implementar el proceso.
- Un gerente debe revisar y gestionar cada proceso con herramientas de BPM para realizar mejoras continuas en la etapa 5. En la etapa 6, la organizacion crece e innova a medida que refina y mejora cada actividad. A medida que cambian las condiciones externas, tambien debe ser la actividad empresarial.
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