Que herramientas de gestion de procesos empresariales necesita su empresa?
Que buscar en una herramienta BPM
La administracion de procesos empresariales continua evolucionando a medida que la tecnologia mejora y aumentan las necesidades empresariales. Las organizaciones invierten en Herramientas de BPM para automatizar, medir y optimizar las actividades empresariales. El software de automatizacion permite a los tomadores de decisiones emplear el modelado de procesos para optimizar la gestion de tareas y aumentar la eficiencia.
Aunque muchas pequenas empresas siguen utilizando procesos manuales para tareas repetitivas, mas organizaciones eligen invertir en una herramienta de administracion de procesos de negocio. Permiten a los empleados colaborar para completar tareas y asignar recursos correctamente. Los lideres pueden medir los resultados del desempeno de cada actividad para asegurarse de que se alinea con los objetivos de la empresa.
Los mejores sistemas de gestion de procesos de negocio permiten a los usuarios generar diagramas para optimizar los flujos de trabajo y disminuir las ineficiencias. Si bien cada empresa tiene diferentes requisitos, hay algunas caracteristicas clave a buscar en el software BPM. Estos incluyen...
1. Costo del software de flujo de trabajo
Es dificil generalizar sobre el gasto de las herramientas de software, ya que cada proveedor y solucion es diferente. El costo de una plataforma BPM depende del numero de empleados que la utilicen y del tipo de funcionalidad que tenga. Otras variables incluyen cuanto apoyo necesita una organizacion de su software de gestion y los objetivos de la organizacion.
Una pequena empresa puede gastar entre 100 y 200 al mes, mientras que una organizacion grande puede invertir mas de 100.000. Las empresas no solo deberian comprar la solucion de administracion de procesos empresariales (BPM) menos costosa, sino que deberian considerar lo que necesitan de su gestion de procesos software.
2. Usabilidad de la solucion de administracion
Se necesita tiempo y esfuerzo garantizar que los empleados sepan como utilizar el software de automatizacion. Las organizaciones mas ocupadas deben invertir en una herramienta de gestion de procesos que sea facil de usar e intuitiva. Los lideres no deberian tener que dedicar demasiado tiempo a capacitar a los empleados para usar el sistema.
Si los trabajadores son tecnicamente competentes, las empresas pueden invertir en una herramienta de automatizacion del flujo de trabajo con funcionalidad de alto nivel. Es fundamental considerar lo que la organizacion necesita del Plataforma BPM antes de que nadie invierta.
3. Capacidades de integracion de herramientas de administracion
Las organizaciones deben asegurarse de que su software BPM se integra con otros sistemas internos. De lo contrario, el equipo de TI tendra que transferir datos manualmente entre redes, lo que es un proceso largo y tedioso.
Los principales sistemas que necesitan integrarse con una herramienta BPM son Webhooks (sistema de notificacion) y API (permite que las aplicaciones se comuniquen). Esto garantizara que los empleados puedan ver facilmente las actualizaciones y colaborar con sus colegas en tareas empresariales.
Como diferenciar las herramientas de BPM
Hay muchos factores a tener en cuenta antes de que una organizacion invierta en automatizacion de procesos software. En primer lugar, el equipo de liderazgo debe considerar cuales son sus objetivos y como quiere mejorar los procesos internos. Si bien es fundamental no gastar en exceso, tambien es importante que la solucion de administracion logre esos objetivos.
Las herramientas de BPM tambien deben ser faciles de usar e intuitivas para que los empleadores no tengan que dedicar demasiado tiempo a la formacion. Finalmente, la integracion es clave cuando llega el momento de encontrar el mejor BPM. Debe automatizar todas las actividades y reemplazar los procesos manuales. Cuando el propietario de un negocio inicia el proceso de busqueda, el/ella tambien debe buscar los siguientes componentes-
1. Diseno de proceso de arrastrar y colocar
Nivel corporativo software de gestion de procesos de negocio utiliza una forma establecida para modelar flujos de trabajo en tiempo real y crear diagramas. Esto tambien se conoce como modelado y notacion de procesos de negocio. Las pequenas empresas y las entidades no corporativas pueden invertir en soluciones que no requieren o utilizan BPMN.
Esta funcionalidad alternativa y menos costosa se llama diseno de proceso de arrastrar y soltar. Es otro mecanismo para manipular y modelar datos. Puede reagrupar procesos, reconfigurarlos o moverse por la informacion.
2. Funcionalidad de integracion de software BPM
En el mundo actual, las empresas necesitan integrar toda su informacion. Es dificil para los equipos completar sus trabajos cuando no pueden acceder a los datos o verlos desde sus telefonos. Cada herramienta de BPM debe permitir la transferencia de informacion entre sistemas cuando los empleados la necesitan.
Ademas, un usuario puede introducir una actualizacion, y otro usuario vera inmediatamente el cambio. Esto permite que cadena de suministro para comunicarse y completar sus trabajos sin tener que hablar. Tambien aumentara la eficacia operativa para que una organizacion pueda alcanzar los maximos beneficios.
3. Alojamiento de software BPM
Es posible que las empresas quieran operar su software interna o externamente. La mayoria de los proveedores de BPM ofrecen opciones para ambos. La organizacion debe considerar como quiere que los usuarios interactuen con la tecnologia.
Hay muchos trabajadores remotos? Los empleados suelen salir del sitio? Quieren los administradores acceder al software en sus dispositivos moviles? Si es asi, una empresa puede estar mejor si invierte en una solucion basada en la nube. Tambien proporciona mas espacio de almacenamiento para grandes cantidades de datos.
4. Capacidad de respuesta del sistema de gestion del flujo de trabajo
Los ejecutivos no quieren pasar demasiado tiempo tratando de capacitar a los empleados para que usen un nuevo sistema. Cada herramienta de software debe ser intuitiva y facil de entender. La interfaz de usuario deberia ser facil de navegar incluso para el individuo menos experto en tecnologia.
Los propietarios deben considerar quien utilizara el software y donde interactuaran con el. Herramientas de BPM tambien deben ser receptivos o configurados para dispositivos moviles. Esto permite a cualquier persona acceder facilmente al sistema, ya sea in situ o fuera del sitio, lo cual es particularmente critico para los gerentes y equipos remotos.
Comprobaciones clave de las herramientas de gestion de procesos empresariales
Esto es lo que una organizacion debe considerar antes de invertir en un gestion de procesos de negocio herramienta
- El costo del software BPM depende de las necesidades y el tamano de la empresa. El software debe ser utilizable para que los empleados puedan acceder facilmente a la informacion cuando la necesiten.
- Las herramientas de gestion deben integrarse facilmente con otros programas informaticos para que las personas puedan transferir informacion entre sistemas.
- El diseno de procesos desplegable es clave para las empresas mas pequenas que necesitan modelar flujos de trabajo y optimizar la gestion de proyectos. Cada usuario debe poder comunicarse con otros equipos sin tener que hablar cuando use una herramienta BPM.
- El alojamiento de software BPM puede ser basado en la nube o interno. La mayoria de las organizaciones eligen soluciones en la nube porque pueden ver el sistema desde cualquier lugar. Las soluciones BPM tambien deben ser receptivas para que los usuarios puedan ver la informacion desde sus telefonos moviles.
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