Die 6 Phasen des Geschaeftsprozessmanagements
Ein Blick auf die Phasen des Geschaeftsprozessmanagements
Im Zeitalter der digitalen Transformation sammeln Unternehmen taeglich grosse Datenmengen. Diese wertvollen Informationen zeichnen eine Geschichte ueber die Lieferkette und die Performance interner Geschaeftsprozesse. Es ist wichtig, die Geschaeftsaktivitaeten zu optimieren und zu verbessern, um einen Wettbewerbsvorteil zu wahren, wenn sich die aeusseren Bedingungen aendern. Sowohl kleine als auch grosse Unternehmen setzen ein Geschaeftsprozessmanagement ein, um sicherzustellen, dass jeder aktuelle Prozess mit den neuen Unternehmenszielen uebereinstimmt.
Das Geschaeftsprozessmanagement hilft Fuehrungskraeften, jede interne Aktivitaet zu definieren, zu messen, zu ueberwachen und zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie mit optimaler Leistung arbeiten. Waehrend viele davon ausgehen, dass sich das Prozessmanagement auf BPM-Software und Automatisierung bezieht, geht es um viel mehr. BPM ist eine ganzheitliche Disziplin, die Unternehmen nutzen, um alle Taetigkeitsbereiche zu ueberarbeiten und zu optimieren. 6 Elemente bilden den gesamten Prozess. Diese beinhalten
- Ausrichtung - Geschaeftsaktivitaeten muessen mit unternehmensweiten Zielen und Anforderungen uebereinstimmen. Wenn es keine Verbindung zwischen BPM und Zielen gibt, kann der BPM-Systeme ist eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen.
- Governance - Fuehrungskraefte muessen allen Mitarbeitern und beteiligten Teilnehmern eine BPM-Strategie mitteilen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder seine Verantwortlichkeiten und Anforderungen kennt. Der Eigentuemer sollte Geschaeftsentscheidungen, die BPM betreffen, sowie alle Anreize fuer Mitarbeiter leiten.
- Methodologien - Die Organisation sollte alle Methoden und Techniken der BPM-Loesung verwalten, die zur Optimierung des Aufgabenmanagements beitragen. Zum Beispiel verwenden viele Unternehmen die Six Sigma-Methode in Verbindung mit BPM, um Geschaeftsprozesse zu optimieren.
- Informations-Systeme - Der Erfolg jeder BPM-Strategie haengt davon ab, wie funktional die internen IT-Loesungen sind. Eine Organisation sollte sicherstellen, dass alle Informationssysteme und Datenbanken Prozessautomatisierungssoftware integrieren und mit ihr arbeiten koennen.
- Menschen - Alle Personen, die an einer Prozessmanagementsoftware beteiligt sind, muessen wissen, wie sie die Software betreiben und nutzen koennen, um sie an den Unternehmenszielen anzupassen. Die Organisation sollte alle Mitarbeiter in der Software schulen und genau erklaeren, warum sie verwendet wird.
- kultur - Jedes Unternehmen, das in ein Managementsystem investiert, muss seine Werte und seine Kultur mit BPM-Initiativen in Einklang bringen. Technologie kann nicht ohne eine Unternehmenskultur funktionieren, die sie umfasst.
1. Plan und Strategie zur Prozessverbesserung
Leider investieren zu viele Unternehmen in ein teures BPM-Tool ohne Geschaeftsstrategie. Jedes Unternehmen sollte wissen, warum es Prozessdesign braucht und wie es funktionieren soll. Um den Erfolg sicherzustellen, sollte sich die Organisation auf die Beseitigung ineffizienter interner Aktivitaeten konzentrieren. Noch wichtiger ist, dass jeder Geschaeftsprozess-Managementsystem und Strategie muss mit den Kundenbeduerfnissen uebereinstimmen. Es gibt zwei Schritte innerhalb der Planungsphase. Diese beinhalten
- Liste Unternehmensstrategien und -ziele - Alle Ziele und Strategien bestimmen die Richtung einer BPM-Strategie, da sie sich aneinander ausrichten muessen.
- Definieren und listen Sie alle vorhandenen Prozesse auf - Fuehrungskraefte sollten sich auf aktuelle Prozesse einlassen und alle auflisten, bevor sie eine BPM-Strategie beginnen.
Sekundaere Prozesse unterstuetzen die primaeren Aktivitaeten. Waehrend sekundaere Aktivitaeten den Kunden keinen Mehrwert bieten, sind sie fuer die Aufrechterhaltung des Betriebs unerlaesslich. Personalwesen, die Sicherung von Lieferungen oder die Verwaltung von Informationssystemen sind allesamt sekundaere Prozesse.
Schliesslich umfassen Managementprozesse alle Aktivitaeten, die das Management abwickelt. Zum Beispiel beaufsichtigt ein Manager/Eigentuemer die BPM-Strategie von Anfang bis Ende. Das Unternehmen sollte auch alle Kennzahlen und KPIs identifizieren, die es zur Messung der Leistung einer BPM-Initiative verwenden moechte.
2. Analyse von Geschaeftsprozessen
Der BPM-Manager sollte bestimmen, ob bestehende Geschaeftsaktivitaeten in dieser Phase des Lebenszyklus mit den Unternehmenszielen uebereinstimmen. Die meisten Unternehmen sammeln alle relevanten Daten zu jeder dieser Aktivitaeten. Sie sammeln Informationen aus aktuellen Unternehmensunterlagen, Datenbanken oder Prozessmodellen. Es ist auch wichtig, jede Metrik zu untersuchen, die zur Bewertung der Leistung verwendet wird, um festzustellen, ob sie effektiv ist.
Organisationen fuehren qualitative Analysen durch, um Verschwendung und doppelte Anstrengungen in Prozessen weiter zu lokalisieren. Sie koennen mithilfe von Mehrwertanalysen ermitteln, ob jeder Prozess dem Unternehmen genuegend Wert verleiht. Andere Formen von Analysen umfassen Ursache, bei der Analysten Ursache-Wirkungs-Modellierung einsetzen, um Ineffizienzen in Bezug auf Prozesse zu extrahieren. Schliesslich identifiziert die beliebte Pareto-Balkendiagrammmethode die Auswirkungen jeder Ineffizienz auf das Unternehmen.
Organisationen verwenden auch quantitative oder statistische Analysen, um sich mit Daten zu befassen. Sie koennen den Fluss verwenden, um Kapazitaetsanforderungen zu bewerten, in die Warteschlange zu stellen, um die Variabilitaet von Verzoegerungen und Nacharbeiten zu analysieren, und die Prozesssimulation zur Ueberpruefung von gleichzeitig laufenden Prozessen. Unternehmen verwenden je nach Groesse und Umfang des Unternehmens verschiedene Arten von Analysen. Der Hauptzweck dieser Phase besteht darin, zu bestimmen, ob die Prozesse mit den Unternehmenszielen uebereinstimmen oder nicht.
3. Design und Modellierung von Geschaeftsprozessen
Das Unternehmen muss moeglicherweise alte Prozesse neu gestalten, abhaengig von seinen Ergebnissen in Phase 2 des BPM-Lebenszyklus. Der Zweck besteht darin, sicherzustellen, dass jede Aktivitaet sowohl der Organisation als auch den Kunden einen Mehrwert bietet. In Phase 3 sollten BPM-Manager ermitteln, ob jeder aktueller Prozess ist wertvoll oder ob es sich aendern muss.
Die Modellierung der Dokumentation ist ebenfalls Teil dieser Phase. Dies erfordert, dass Einzelpersonen den Zeitpunkt und die Dauer jeder Aktivitaet beschreiben, wo sie stattfindet und wer daran beteiligt ist. Es ist auch hilfreich, alle Technologien oder Sequenzen in den Prozess einzubeziehen, sowie externe Faktoren, die sich darauf auswirken.
Diagramme, Zusammenfassungen oder Workflow-Diagramme sind effektive Moeglichkeiten, alle internen Workflows zu dokumentieren und zu analysieren. Manager koennen fortlaufend Prozesse verbessern und finden Sie Loesungen fuer neue Probleme oder wiederholen Sie die gesamte Struktur von Anfang bis Ende.
4. Implementierung von Geschaeftsprozessen
Jetzt sind BPM-Manager bereit, die neuen, ueberarbeiteten Prozesse zu implementieren. Die Implementierung kann entweder systemisch oder nicht systemisch sein. Die systemische Umsetzung erfordert die Beschaeftigung einer Organisation BPM-Software oder andere Systeme.
Die nicht-systemische Implementierung beinhaltet keine Technologien, kann jedoch eine Personalaenderung oder eine Anpassung des Aktivitaetsabschnitts erfordern. Ein Unternehmen kann je nach Art der Aktivitaeten und der Anzahl der ihm zur Verfuegung stehenden Ressourcen eine der beiden Implementierungsstrategien waehlen.
5. Ueberwachung und Kontrolle von Geschaeftsprozessen
Sobald eine Organisation einen neuen Prozess implementiert hat, Automatisierung von Geschaeftsprozessen Manager muessen es regelmaessig verfolgen und ueberwachen. In dieser Phase erfassen sie Daten, um festzustellen, ob Designueberarbeitungen wirksam waren. Es misst auch die Leistung der Aktivitaet, um festzustellen, ob der neue BPM-Prozess die Zeit und die Ressourcen wert ist.
Natuerlich sollte die Organisation immer pruefen, ob die Leistung mit ihren eigenen Zielen und Anforderungen uebereinstimmt. Die meisten Unternehmen investieren in Dashboards oder andere Business Intelligence-Loesungen, um die Prozessleistung einfach zu ueberwachen und Berichte zu erstellen.
6. Verfeinern und Verbessern des Geschaeftsprozesses
Da eine Organisation ihre Prozesse staendig ueberwacht und kontrolliert, liefert jede Aktivitaet in der Regel qualitativ hochwertige Ergebnisse. Phase 5 und 6 hoeren nie wirklich auf, weil sich die externen Bedingungen und Kundenbeduerfnisse staendig weiterentwickeln.
Unternehmen koennen Innovationen entwickeln und Prozesse optimieren, wenn Manager die aktuellen Aktivitaeten regelmaessig ueberwachen und optimieren. Diese Phase existiert, um verschiedene Strategien in Verbindung mit Software fuer Geschaeftsprozessmanagement um das Prozessmanagement zu optimieren und die betriebliche Effektivitaet zu erreichen.
Wichtige Erkenntnisse fuer die Phasen des Geschaeftsprozessmanagements
Zusammenfassend sind hier die wichtigsten Erkenntnisse, an die Sie sich beim Geschaeftsprozessmanagement erinnern sollten
- Geschaeftsprozessmanagement besteht aus Strategien/Plaenen, Governance, Methodologien, Informationssystemen, Menschen und Kultur.
- Die erste Phase des Lebenszyklus des Geschaeftsprozessmanagements ist die Planung und Strategie. Als naechstes muessen Manager aktuelle Geschaeftsprozesse analysieren, um zu bestimmen, welche Bereiche verbessert werden muessen.
- Die dritte Stufe des Lebenszyklus besteht in der Implementierung der Prozessmodellierung zur Verbesserung bestehender Aktivitaeten. Dies erfordert Diagrammtechniken. In der vierten Phase ist die Organisation bereit, den Prozess umzusetzen.
- Ein Manager muss jeden Prozess mit BPM-Tools ueberpruefen und verwalten, um in Phase 5 kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. In Phase 6 waechst und erneuert die Organisation, waehrend sie jede Aktivitaet verfeinert und verbessert. Wenn sich die aeusseren Bedingungen aendern, sollte sich auch die Geschaeftstaetigkeit aendern.
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