Welche Tools fuer das Geschaeftsprozessmanagement benoetigt Ihr Unternehmen?
Worauf Sie in einem BPM-Tool achten sollten
Das Geschaeftsprozessmanagement entwickelt sich staendig weiter, da sich die Technologie verbessert und die Geschaeftsanforderungen steigen. Organisationen investieren in BPM Werkzeuge um Geschaeftsaktivitaeten zu automatisieren, zu messen und zu optimieren. Die Automatisierungssoftware ermoeglicht es Entscheidungstraegern, die Prozessmodellierung einzusetzen, um das Aufgabenmanagement zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern.
Waehrend viele kleine Unternehmen weiterhin manuelle Prozesse fuer sich wiederholende Aufgaben verwenden, entscheiden sich mehr Unternehmen dafuer, in ein Geschaeftsprozessmanagement-Tool zu investieren. Sie ermoeglichen es den Mitarbeitern, zusammenzuarbeiten, um Aufgaben abzuschliessen und Ressourcen ordnungsgemaess zuzuweisen. Fuehrungskraefte koennen die Ergebnisse der Leistung jeder Aktivitaet messen, um sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmenszielen in Einklang steht.
Mit den besten Geschaeftsprozessmanagementsystemen koennen Benutzer Diagramme erstellen, um Arbeitsablaeufe zu optimieren und Ineffizienzen zu verringern. Waehrend jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen hat, gibt es einige wichtige Funktionen, auf die Sie in der BPM-Software achten muessen. Dazu gehoeren-
1. Kosten fuer Workflow-Software
Es ist schwierig, die Kosten von Softwaretools zu verallgemeinern, da jeder Anbieter und jede Loesung unterschiedlich ist. Die Kosten einer BPM-Plattform haengen davon ab, wie viele Mitarbeiter sie nutzen werden und welche Art von Funktionalitaet sie hat. Zu den weiteren Variablen gehoert, wie viel Unterstuetzung eine Organisation von ihrer Managementsoftware und den Zielen der Organisation benoetigt.
Ein kleines Unternehmen kann zwischen 100 und 200 pro Monat ausgeben, waehrend ein grosses Unternehmen ueber 100.000 investieren kann. Unternehmen sollten nicht nur die kostenguenstigste Loesung fuer das Management von Business Process Management (BPM) erwerben, sondern auch ueberlegen, was sie von ihren Prozess-Management software.
2. Benutzerfreundlichkeit der Management-Loesung
Es braucht Zeit und Muehe, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie Automatisierungssoftware verwenden. Geschaeftigere Organisationen sollten in ein einfach zu bedienendes und intuitives Prozessmanagement-Tool investieren. Fuehrungskraefte sollten nicht zu viel Zeit damit verbringen, Mitarbeiter fuer die Nutzung des Systems auszubilden.
Wenn die Mitarbeiter technisch kompetent sind, koennen Unternehmen in ein Workflow-Automatisierungstool mit hoher Funktionalitaet investieren. Es ist wichtig zu ueberlegen, was die Organisation von der BPM-Plattform bevor jemand investiert.
3. Integrationsmoeglichkeiten fuer Management-Tools
Organisationen sollten sicherstellen, dass ihre BPM-Software in andere interne Systeme integriert wird. Andernfalls muss das IT-Team Daten zwischen Netzwerken manuell uebertragen, was ein langer und langwieriger Prozess ist.
Die Hauptsysteme, die in ein BPM-Tool integriert werden muessen, sind Webhooks (Benachrichtigungssystem) und API (ermoeglicht Anwendungen die Kommunikation). Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeiter leicht Updates sehen und mit Kollegen bei Geschaeftsaufgaben zusammenarbeiten koennen.
Wie unterscheidet man BPM-Tools?
Es gibt viele Faktoren, die beruecksichtigt werden muessen, bevor eine Organisation in Cloud-basiert investiert Prozessautomatisierung software. Zunaechst muss das Fuehrungsteam ueberlegen, was seine Ziele sind und wie es interne Prozesse verbessern moechte. Waehrend es wichtig ist, nicht zu viel auszugeben, ist es auch wichtig, dass die Managementloesung diese Ziele erreicht.
BPM-Tools muessen auch einfach zu bedienen und intuitiv sein, damit Arbeitgeber nicht zu viel Zeit fuer Schulungen aufwenden muessen. Schliesslich ist Integration entscheidend, wenn es darum geht, den besten BPM zu finden. Es sollte alle Aktivitaeten automatisieren und manuelle Prozesse ersetzen. Wenn ein Geschaeftsinhaber den Suchprozess startet, sollte er auch nach folgenden Komponenten suchen -
1. Drag Drop Prozessdesign
Auf Unternehmensebene Software fuer Geschaeftsprozessmanagement nutzt eine festgelegte Moeglichkeit, Workflows in Echtzeit zu modellieren und Diagramme zu erstellen. Dies wird auch als Geschaeftsprozessmodellierung und -notation bezeichnet. Kleine Unternehmen und nicht unternehmenseigene Unternehmen koennen in Loesungen investieren, die kein BPMN erfordern oder verwenden.
Diese alternative, kostenguenstigere Funktionalitaet wird Drag-Drop-Prozessdesign genannt. Es ist ein weiterer Mechanismus zur Manipulation und Modellierung von Daten. Es kann Prozesse neu gruppieren, neu konfigurieren oder sich in den Informationen bewegen.
2. Funktionalitaet der BPM-Softwareinst
In der heutigen Welt muessen Unternehmen alle ihre Informationen integrieren. Es ist schwierig fuer Teams, ihre Jobs abzuschliessen, wenn sie nicht auf Daten zugreifen oder sie von ihren Telefonen aus sehen koennen. Jedes BPM-Tool sollte es ermoeglichen, Informationen zwischen Systemen zu uebertragen, wenn die Mitarbeiter sie benoetigen.
Darueber hinaus kann ein Benutzer ein Update eingeben, und ein anderer Benutzer wird die Aenderung sofort sehen. Dies ermoeglicht das Ganze Lieferkette um zu kommunizieren und ihre Arbeit zu beenden, ohne sprechen zu muessen. Es wird auch die betriebliche Effektivitaet erhoehen, sodass eine Organisation maximale Gewinne erzielen kann.
3. BPM Software-Hosting
Unternehmen moechten ihre Software moeglicherweise intern oder extern betreiben. Die meisten BPM-Anbieter bieten Optionen fuer beide an. Die Organisation sollte ueberlegen, wie Benutzer mit der Technologie interagieren sollen.
Gibt es viele Remote-Mitarbeiter? Gehen Mitarbeiter in der Regel ausserhalb des Standorts? Wuenschen Manager Zugriff auf die Software auf ihren Mobilgeraeten? In diesem Fall ist ein Unternehmen moeglicherweise besser dran, wenn es in eine Cloud-basierte Loesung investiert. Es bietet auch mehr Speicherplatz fuer grosse Datenmengen.
4. Reaktionsfaehigkeit des Workflow-Management-Systems
Fuehrungskraefte moechten nicht zu viel Zeit damit verbringen, Mitarbeiter fuer die Nutzung eines neuen Systems zu schulen. Jedes Software-Tool sollte intuitiv und leicht verstaendlich sein. Die Benutzeroberflaeche sollte selbst fuer die am wenigsten technisch versierte Person einfach zu navigieren sein.
Die Eigentuemer sollten ueberlegen, wer die Software verwenden wird und wo sie mit ihr interagieren werden. BPM Werkzeuge muss auch ansprechend sein oder auf mobile Geraete konfiguriert werden. Auf diese Weise kann jeder problemlos auf das System zugreifen, egal ob vor Ort oder ausserhalb des Standorts, was fuer Manager und Remote-Teams besonders wichtig ist.
Wichtige Erkenntnisse bei Tools fuer Geschaeftsprozessmanagement
Hier ist, was eine Organisation beruecksichtigen sollte, bevor sie in eine Geschaeftsprozess-Management Werkzeug
- Die Kosten fuer BPM-Software haengen von den Beduerfnissen und der Groesse des Unternehmens ab. Die Software sollte nutzbar sein, damit Mitarbeiter bei Bedarf leicht auf Informationen zugreifen koennen.
- Management-Tools sollten problemlos in andere Software integriert werden, damit Einzelpersonen Informationen zwischen Systemen uebertragen koennen.
- Das Drop-down-Prozessdesign ist der Schluessel fuer kleinere Unternehmen, die Arbeitsablaeufe modellieren und das Projektmanagement optimieren muessen. Jeder Benutzer sollte in der Lage sein, mit anderen Teams zu kommunizieren, ohne sprechen zu muessen, wenn er ein BPM-Tool verwendet.
- BPM-Software-Hosting kann Cloud-basiert oder intern sein. Die meisten Unternehmen waehlen Cloud-Loesungen, da sie das System von ueberall aus anzeigen koennen. BPM-Loesungen sollten auch reaktionsschnell sein, damit Benutzer Informationen von ihren Mobiltelefonen aus anzeigen koennen.
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